tr

Ah Şu ‘Acil’ !!!! E-mailler

Kurumlarla çalışmalarımda son zamanlarda dikkatimi çeken ortak bir konu var. Acil başlıklı e-mailler.  Sektör, kurum veya kıdem ne olursa olsun çalıştığım tüm gruplarda ortak problem olarak gözlemliyorum bunu. Herkesin şikayetçi olduğu bu duruma kimileri kendilerine göre bir yöntem geliştirmiş kimileri de bu e-maillerin altında ezilmeye devam ediyor.

Şikayet cümleleri ise şöyle:

Acil başlığını görünce sinir oluyorum.

Bütün iş motivasyonumu öldürüyor.

Son dakikaya kadar beklemeseydin bana ne, demek istiyorum.

Benim elimdeki öbür acil işlere ne olacak.

Bu e-mailler yüzünden bir gün bile vaktinde çıkamadım işten…

Daha ilginç olanı şikayet konusu olan bu durumu kurumsal hayatta en alt seviyeden en üst seviyeye kadar kullanmayan hiç kimse yok gibi. Ben de doğal olarak onlara sormadan geçemiyorum: “Size yapılmasına katlanamadığınız bu yöntemi ne oluyor da siz de kullanmayı tercih ediyorsunuz?”

Cevaplarda ilginç:

Gönderdiğim e-maillere cevap almam garanti oluyor.

İşim hemen hallediliyor.

Herkes böyle çalışıyor.

Öyle yapmazsam mesai biter, benim işim bitmez.

Bizim çalışma şeklimiz oldu artık…

Bu Acil başlığının yanı sıra emailde CC’ye eklenmiş yöneticilerin olması da

-bilmem bana katılır mısınız ama- “Aba altından sopa göstermek” diye düşünüyorum.

Bir araya geldiğimiz  bu çalışmalarda bu durumdan şikayetçi olan çalışan arkadaşların yüzlerinde çoğunlukla sıkışmışlık hissinin yarattığı bir öfke görüyorum. En iyi ihtimalle haftanın beş gününü, bu sıkışmışlık duygusu içerisinde geçirmek hoş olmasa gerek. Bu durum hem performansı hem de motivasyonu olumsuz etkilerken, Acil başlığı altında gönderilen bu e-maillerin işi hızlandıran bir sihre sahip olduğuna dair bir inanç da var.

Bu köklü inancın altında yatan başlıkların ilk sırasında yanlış planlama olduğu düşünülse de asıl sebep “İletişim  Eksikliği”

Her zaman söylediğim gibi kelimelerin tek bir sözlük anlamı olmasına rağmen her birimiz o kelimeye farklı farklı anlamlar yüklüyoruz. Burada odaklandığımız Acil kelimesine baktığımızda durum yine aynı. Sözlük anlamı, “Hemen yapılması gereken, ivedi” olan Acil kelimesi ne kadar bir süreyi kapsıyor! Birimiz için hemen o saniyede yapılması gereken olarak algılanırken bir başka birisi için belki bir saat veya bir hafta olarak algılanabilir. Bir diğer taraftan bana göre en önemlisi Acil başlıklı e-mail yazmadan önce o e-mailin muhatabı olan mesai arkadaşına bunu açık bir şekilde sormuyor\söylemiyor olmak.

Karşı tarafa talep ettiğiniz işin (yardımın) yapılabilirliğini veya yazdığınız e-maile cevabın gecikmesinin sebebini açık ve net bir şekilde hiç sordunuz mu?

Bu soruma gelen cevaplar ise şöyle oluyor:

Her seferinde böyle yaparsak işler bitmez ki.

Zaten ben istemiyorum ki, benim üstümdekilerin istekleri.

Hiç uğraşamam.

Ve buna benzer cümleler uzayıp gidiyor.

Kolay olan bu çözümü zaman kaybı gibi görmek daha büyük bir kayba sebep oluyor. GÜVEN

Sorması zor ve zaman kaybı yarattığını düşündüğünüz yukarıdaki soru size mesai arkadaşlarınızla aranızda güven oluşmasını sağlayacak. Bu güven, daha huzurlu, motivasyonun ve performansın yüksek olduğu bir çalışma ortamı sağlar.

Hayatınızın en önemli zaman dilimini geçirdiğiniz iş ortamında bu sıkışmışlık duygusu içerisinde mi olmak yoksa kendinizi güvende huzurlu hissetmek mi daha önemli?

Hadi bakalım içinizdeki terazinin kefelerine koyun ve hangisi daha ağır gelecek bir tartın derim…

Fügen Albayrak

İletişim Fakültesi mezunu olan Fügen Albayrak iş hayatına THY’de başlamış olup daha sonra yüksek lisansını tamamladığı Moskova’da yaşamını sürdürmüştür. Türkiye’de muhabirlik görevlerini de yaptıktan sonra ayrılarak şirketlerle Takım ve Yönetici Koçluğu konularında çalışmıştır. Bugün itibariyle Sola Unitas adına görevini New York’da sürdürmektedir. Grup Koçluğu adında bir kitabı bulunmaktadır. 

Yorum Yap